Bij bedrijfsovernames of faillissementen komt vaak de vraag naar voren: mag een klantenbestand worden verkocht? Het antwoord is ja, maar dit brengt juridische verplichtingen met zich mee, vooral onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Klantenbestanden zijn vaak een waardevol onderdeel van een bedrijf. Ze zijn van groot belang voor de verkopende partij, die ze wil benutten als onderdeel van de verkoop, én voor de koper, die ze nodig heeft om de bedrijfsvoering voort te zetten. Echter geldt het overdragen van een klantenbestand, waar uiteraard de nodige persoonsgegevens in verwerkt zitten, als een “verwerking” van persoonsgegevens in de zin van de AVG. En voor élke vorm van verwerking van persoonsgegevens is een zogenaamde grondslag nodig.
Toestemming of gerechtvaardigd belang?
De meest voor de hand liggende AVG-grondslag voor de overdracht van een klantenbestand is het gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat de belangen van de koper, zoals het voortzetten van de bedrijfsvoering, zwaarder wegen dan de privacybelangen van de klanten. Maar deze grondslag vereist wel een zorgvuldige afweging.
Om gebruik te maken van het gerechtvaardigd belang moet de koper aantonen dat het gebruik van de klantgegevens noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor het continueren van de dienstverlening. Tegelijkertijd moet de verwerking zo beperkt mogelijk blijven, zodat de privacy van klanten niet onnodig wordt aangetast. Bovendien moeten klanten tijdig worden geïnformeerd over de overname en hoe hun gegevens worden gebruikt. Dit geeft hen de kans om zich uit te schrijven als ze dat willen.
Hoewel toestemming van klanten een logische optie lijkt, is dit in de praktijk vaak problematisch. Toestemming moet expliciet worden gegeven en kan op elk moment worden ingetrokken. Dit kan leiden tot een situatie waarin slechts een deel van de klanten hun gegevens beschikbaar stelt, wat de waarde van het klantenbestand aanzienlijk kan verminderen. Daarom wordt in de meeste overnamesituaties gekozen voor het gerechtvaardigd belang, mits dit zorgvuldig wordt onderbouwd.
Hoe maak je een overdracht AVG-proof?
Om een klantenbestand op een rechtmatige manier over te dragen, is een zorgvuldige aanpak vereist. Informeer klanten op tijd over de overname en beperk de verwerking van gegevens tot wat echt noodzakelijk is. Het is daarnaast verstandig om vooraf een privacy due diligence uit te voeren. Hiermee controleer je of de verkoper voldoet aan de AVG en waar eventuele risico’s liggen. Documenteer ten slotte de gehele verwerking en de gemaakte belangenafweging, zodat je kunt aantonen dat je voldoet aan de wettelijke eisen.
Heeft u vragen over dit onderwerp, of heeft u te maken met een overname of overdracht van een klantenbestand? Neem dan contact op met Guldemond advocaten.
