Financiële tegenslagen kunnen elke onderneming treffen, vooral in uitdagende economische tijden. Als bestuurder is het essentieel om de risico’s en aansprakelijkheden te kennen die gepaard gaan met (dreigend) faillissement. Onderstaand delen wij een checklist die u helpt om uw bedrijf door zwaar weer te navigeren en persoonlijke aansprakelijkheid te voorkomen.
Waarom deze checklist belangrijk is voor bestuurders
Een faillissement kan sneller leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid dan u misschien denkt. Volgens de wet kan zelfs een gebrekkige administratie of het te laat indienen van de jaarrekening al worden gezien als onbehoorlijk bestuur. Met deze checklist brengt u de risico’s in kaart en neemt u proactieve stappen om uw positie als bestuurder te versterken.
Belangrijke vragen die u zich als bestuurder moet stellen
De volgende vragen helpen u om potentiële risico’s te identificeren. Vragen die u niet met ‘ja’ kunt beantwoorden, vormen aandachtspunten om het risico op aansprakelijkheid te verminderen.
Formaliteiten bij Oprichting
- Is de vennootschap meer dan een jaar geleden opgericht?
- Indien korter, wordt aansprakelijkheid sneller aangenomen.
- Zijn rechtshandelingen vóór de oprichting expliciet namens de vennootschap in oprichting aangegaan en nadien bekrachtigd?
Kapitaal en Uitkeringen aan Aandeelhouders
- Is het geplaatste aandelenkapitaal volledig volgestort?
- Heeft het bestuur goedkeuring verleend aan uitkeringen van winst of reserves (uitkeringstest)?
- Is er een balanstest uitgevoerd om te controleren of uitkeringen mogelijk zijn?
Boekhoud- en Jaarrekeningenplicht
- Is de administratie up-to-date en volledig?
- Zijn de jaarrekeningen tijdig vastgesteld en gepubliceerd?
Bestuursstructuur en Besluitvorming
- Is er geen sprake van een feitelijke bestuurder zonder formele aanstelling?
- Wordt de raad van commissarissen tijdig en correct geïnformeerd?
- Worden besluiten volgens de wettelijke en statutaire vereisten genomen en vastgelegd?
- Is er rekening gehouden met tegenstrijdige belangen en zijn deze correct afgehandeld?
Behoorlijk Bestuur en Risicobeheersing
- Worden transacties tussen bestuurders en de vennootschap schriftelijk vastgelegd (bijv. arbeidsovereenkomsten, leningen)?
- Is tijdig melding gemaakt van betalingsonmacht bij belastingen en pensioenen?
- Zijn er geen overeenkomsten aangegaan waarvan bekend is dat deze niet nagekomen kunnen worden?
Actiepunten om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen
Controleer Uw Administratie
- Zorg voor een correcte inschrijving in het Handelsregister.
- Houd bestuursbesluiten nauwkeurig bij, inclusief de notulen van aandeelhoudersvergaderingen.
Herzie Contracten en Verplichtingen
- Bekijk welke contracten kunnen worden beëindigd of heronderhandeld.
- Maak afspraken met crediteuren over betalingsregelingen.
Overweeg Reorganisatie of Doorstart
- Onderzoek de mogelijkheden voor een reorganisatie of doorstart.
- Zorg voor tijdige communicatie met belangrijke stakeholders.
Pas op voor Risicovolle Situaties
- Selectief Betalen van Schuldeisers: Dit kan als onbehoorlijk bestuur worden gezien.
- Onverplichte Uitkeringen aan Aandeelhouders: Uitkeringen tijdens financiële problemen kunnen onrechtmatig zijn.
- Misbruik bij Faillissementsaanvraag: Een eigen faillissementsaanvraag kan onder bepaalde omstandigheden als misbruik worden gezien.
Conclusie
Het navigeren door financiële moeilijkheden vereist van u als bestuurder zorgvuldigheid en proactief handelen. Door deze checklist te gebruiken, bent u beter voorbereid om risico’s te identificeren en stappen te ondernemen om aansprakelijkheid te voorkomen.
Heeft u naar aanleiding van het bovenstaande vragen of behoefte aan advies, neemt u dan contact met ons op.
